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RESPONSABLE DE L’ADMINISTRATION SIEGE

Abidjan, Laguna, Côte d'IvoireRessources humaines

Description de l'offre d'emploi

Médecins Sans Frontières fondée en 1971, est une organisation internationale médicale humanitaire qui apporte une assistance médicale d’urgence aux personnes affectées par les conflits, les épidémies, les catastrophes ou l'exclusion des soins de santé. Nos équipes sont composées de dizaines de milliers de professionnels de la santé, de personnels logistiques, administratifs et de divers autres métiers, tous guidés par notre éthique médicale et nos principes d'impartialité, d'indépendance et de neutralité.

MSF WaCA, crée en 2019, est le 1er siège MSF en Afrique et répond à la volonté de réinventer le mouvement MSF après 50 ans d’actions humanitaires dans le monde, pour plus d’accès aux soins, plus de réactivité et de proactivité pour une plus grande couverture médicale des populations affectées dans le monde.

Pourquoi nous Rejoindre ?

Vous vous préparez à devenir membre de la grande famille MSF, forte de plus de 50 années d’actions médicales d’urgence qui lui a valu le prix Nobel de la paix en 1999.

Nous sommes une organisation inclusive qui considère que le bien-être social et professionnel est un droit pour tous, et qui offre un environnement qui tient compte de la diversité de chacun de ses membre.

MSF WaCA revendique un ancrage africain qui considère l’expertise locale avec qui elle contribue dans la mise en œuvre de ses activités et fait de chaque membre, un acteur clé́ de la nouvelle dynamique de l’action humanitaire dans le monde.


Nous Recherchons : RESPONSABLE DE L’ADMINISTRATION SIEGE

Département : Ressources Humaines

Supérieur hiérarchique : Directeur RH

Supervise: Assistante Admin Siège, Travel & Facility Manager

Travail %: 100%

Poste Basé à: Abidjan

Mobilité : Toutes les Zones d’intervention MSF - WaCA

Contrat : CDD Renouvelable

Début de contrat : Le plus tôt possible.


Objectifs

Assurer la gestion efficace de l'administration et des ressources humaines au siège, incluant la mise en œuvre des politiques RH, le respect des obligations légales, le développement des outils de suivi RH et la gestion budgétaire dédiée aux ressources humaines, tout en supervisant l'équipe de l'unité d'administration et en optimisant les processus internes pour renforcer la performance organisationnelle.


Responsabilités principales

I- Gestion de l’Administration et des Ressources Humaines Siège

• Assumer la responsabilité de la bonne gestion et de la qualité des services de l’administration du personnel de l’organisation

• Politique et procédure administrative et RH :

- Contribuer activement à la finalisation, l’implémentation et la diffusion des politiques RH

- Instaurer un système de recueil des feedback pour optimiser les futures mises à jour des politiques RH

- Faire remonter au DRH les demandes exceptionnelles qui sortent du cadre des politiques

• Grille de fonctions :

- supporter la mise en place de la nouvelle grille de fonctions et de rémunération pour ce faire, développer une stratégie et un chronogramme d’implémentation et définir des ressources nécessaires

• Contrat

- Assurer l’intégrité et la validité de l’ensemble des contrats et documents contractuels

- Responsable du suivi auprès de toutes les entités auprès desquelles la gestion contractuelle de certains contrats du siège est déléguée

- Assurer la confidentialité des informations contractuelles et bénéfices.

  • Assurer la conformité des contrats de droit ivoirien avec la loi locale

• Assurer la mise en place des mécanismes de suivi administratif du personnel siège (fiches de poste, suivi des périodes d’essai, contrats, évaluation, avenants, etc.)

• Contrôler et valider la paie du personnel du siège recruté localement

• Agir comme point focal pour toutes les questions liées aux assurances en pilotant notamment la mise en concurrence et les négociations lors du renouvellement. Être en contact avec l’assureur, veiller à ce que la couverture d'assurance des employés soit conforme aux politiques MSF WaCA, et garantir une diffusion claire et efficace des informations relatives aux assurances à l'interne.

• Contribuer au dialogue social avec les salariés et les représentants du personnel

• Conseiller les managers dans la gestion d’équipe, les contraintes légales, les adaptations aux nouvelles réglementations

II- Gestion proactive du cadre Administratif légal

• Veiller au respect des obligations légales en matière de droit du travail et maintenir une veille active sur les actualités sociales pertinentes. (contrat de travail, rémunération, congés, déclarations etc.)

• Garantir l’efficacité et la conformité des procédures internes, en simplifiant les processus pour une meilleure compréhension et application.

• Etablir et assurer les contacts avec l’Inspection du Travail à Abidjan

• Consulter régulièrement le « Legal Advisor » de MSF WaCA pour les questions de droit du travail

III- Système d’Information, données et Indicateurs RH

• Être responsable de l’amélioration continue des outils utilisés dans le suivi des personnes et la gestion administrative

• Concevoir des tableaux de bord pour suivre les indicateurs clés RH, analyser les données et partager les résultats avec les équipes concernées pour guider la prise de décision.

• Optimiser la gestion des archives et des données RH pour assurer leur intégrité et accessibilité.

IV- Gestion Budgétaire RH

• Compiler les informations nécessaires à l’élaboration et au suivi du budget RH du siège

• Elaborer et suivre les lignes budgétaires dédiées aux déplacements, aux bénéfices secondaires, aux assurances et aux bâtiments.

V- Management d’équipe

• Superviser l’équipe de l’Unité Administration du siège

• En rapport avec les chantiers RH du moment, évaluer l’adéquation du setup avec les besoins opérationnels et proposer les ajustements/restructurations nécessaires pour optimiser l’efficacité.

Autre :

• Participes aux plateformes de discussions « Head of » & Membres du Comité de Direction

• Participe aux réunions de service et du Département RH

Pré-requis du poste

Formation

  • Master en ressources humaines, gestion administrative, sciences sociales

Compétences

  • Vision stratégique
  • Leadership
  • Gestion et développement du personnel
  • Planification et organisation
  • Travail d’équipe et coopération
  • Excellent relationnel avec une capacité d’écoute active
  • Capacité d’analyse et de synthèse
  • Capacité de négociation
  • Connaissance des contextes opérationnels MSF

Connaissance Linguistique

  • Niveau professionnel en Français et Anglais

Connaissance informatique

  • Suite Office (principalement MSF Word, Excel et Powerpoint)

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MSF offre des opportunités de recrutement et de développement équitables sans aucune forme de discrimination basée sur le sexe, la religion, l’orientation sexuelle, l’origine géographique ou ethnique, handicap physique ou aucun autre facteur de discrimination.

Les femmes répondant aux critères sont vivement encouragées à candidater.

N.B. : Cette description de poste fournit un cadre pour les principales responsabilités et les principales activités du poste. Elle n'est pas exhaustive. Par conséquent, les responsabilités et les activités du poste peuvent différer de celles décrites dans cette description de poste en raison des besoins organisationnels et opérationnels.

Date Limite : 25 Février 2024 à 18:00 GMT

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

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