ASSISTANT(E) RH OPÉRATIONNEL(LE)

Médecins Sans Frontières fondée en 1971, est une organisation internationale médicale humanitaire qui apporte une assistance médicale d’urgence aux personnes affectées par les conflits, les épidémies, les catastrophes ou l'exclusion des soins de santé. Nos équipes sont composées de dizaines de milliers de professionnels de la santé, de personnels logistiques, administratifs et de divers autres métiers, tous guidés par notre éthique médicale et nos principes d'impartialité, d'indépendance et de neutralité.

MSF WaCA, crée en 2019, est le 1er siège MSF en Afrique et répond à la volonté de réinventer le mouvement MSF après 50 ans d’actions humanitaires dans le monde, pour plus d’accès aux soins, plus de réactivité et de proactivité pour une plus grande couverture médicale des populations affectées dans le monde.

Pourquoi nous Rejoindre ?

Vous vous préparez à devenir membre de la grande famille MSF, forte de plus de 50 années d’actions médicales d’urgence qui lui a valu le prix Nobel de la paix en 1999.

Nous sommes une organisation inclusive qui considère que le bien-être social et professionnel est un droit pour tous, et qui offre un environnement qui tient compte de la diversité de chacun de ses membres.
MSF WaCA revendique un ancrage africain qui considère l’expertise locale avec qui elle contribue dans la mise en œuvre de ses activités et fait de chaque membre, un acteur clé́ de la nouvelle dynamique de l’action humanitaire dans le monde.

Nous Recherchons : ASSISTANT(E) RH OPÉRATIONNEL(LE)

Département : Opérations

Supérieur hiérarchique : Spécialiste RH

Supérieur Fonctionnel : Spécialiste RH

Travail %: 100%

Poste Basé à:  Abidjan, Siège

Contrat : CDD de droit Ivoirien (1 an) ; renouvelable

Début de contrat : Le plus tôt possible.

Objectifs

L’Assistant(e) RH Opérationnel(le) joue un rôle crucial dans le soutien du département des ressources humaines (et plus particulièrement de l'unité RHOps) en étant chargé.e d'organiser les déplacements, de coordonner et d'organiser des séances de briefings et de débriefing pour le personnel mobile international (IMS) avant et après les missions sur le terrain. Il/elle veille à ce que toutes les informations, politiques et procédures pertinentes soient communiquées efficacement, contribuant ainsi à l'intégration et à la réintégration harmonieuses du personnel dans la mission et dans son pays d'origine.

Responsabilités principales

1.      Briefing au siège :

·       Organiser et programmer les briefings du  (IMS) nouvellement arrivé.

·       S'assurer que tous les documents d'information (politiques, informations sur la mission, guides de sécurité, etc. sont à jour et adaptés aux besoins de la mission

·       Aider à la préparation des kits et documents qui couvrent les politiques de l'organisation, les procédures sur le terrain, les protocoles de sécurité et le contexte spécifique de la mission.

·       Servir de point de contact entre le département des RH, les équipes sur le terrain et l’IMS afin de s'assurer que tous les arrangements logistiques pour les briefings (lieu, ordre du jour, invitations) sont en place.

·       Travailler en étroite collaboration avec les responsables de départements concernés pour assurer des briefings complets.

2.        Débriefing au Siège:

·       Coordonner les sessions de débriefing avec les IMS de retour au pays afin de recueillir les réactions, de discuter des expériences et de clôturer la mission.

·       Aider à documenter le retour d'information fourni pendant les séances de débriefing, en veillant à ce que les idées soient saisies et partagées avec les départements concernés.

·       Veiller au respect des protocoles MSF en matière de collecte et d'enregistrement de feedbacks du personnel.

·       Aider à identifier les problèmes potentiels ou les domaines d'amélioration sur la base des comptes rendus et les transmettre aux responsables concernés.

3.        Gestion contractuelle :

·       Sous la supervision du/de la Spécialiste RH, aura la responsabilité de communiquer à l’entité contractante toutes les informations nécessaires à la gestion contractuelle de l’IMS.

·       Point focal de la communication avec le personnel RH sur le terrain sur les amendements et les informations sur les contrats d'IMS

·       Assurer le flux d'informations nécessaires afin de garantir la conformité légale et administrative avec les exigences contractuelles de WaCA.

4.        Soutien administratif :

·       Maintenir un système de classement organisé pour tous les documents et rapports de briefing et de débriefing.

·       Fournir un soutien administratif à l'équipe des ressources humaines, notamment en préparant les ordres du jour des réunions, en rédigeant les comptes rendus et en assurant le suivi des actions à prendre.

·       Aider à gérer les préparatifs de voyage, l'hébergement et la logistique pour le personnel international, le cas échéant.

·       Assurer la coordination avec le service médical pour veiller à ce que les briefings santé (y compris santé mentale) et bien-être soient proposées au personnel.

5.        Communication et suivi :

·       Maintenir une communication régulière avec les MS tout au long de leur mission afin de s'assurer que les besoins sont pris en compte et qu'ils sont bien préparés.

·       Assurer un suivi avec le personnel mobile International (IMS) pour veiller à ce que tous les documents et exigences soient remplis avant le déploiement et après le retour.

·       Veiller à ce que le personnel mobile international (IMS) reçoive en temps utile toutes les informations pertinentes, y compris les politiques de voyage, les directives sanitaires et les mises à jour spécifiques à la mission.

Formation

·       Licence en ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.

Compétences

·       Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches et priorités.

·       Solides compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication pour interagir avec un personnel international diversifié.

·       Capacité à traiter des informations sensibles avec discrétion et confidentialité.

·       Expérience de la programmation et de la coordination de réunions ou de séances de formation. 

Compétences clés :

·       Souci du détail : Veiller à ce que toutes les informations relatives au briefing et au débriefing soient exactes et communiquées en temps voulu.

·       Sensibilité culturelle : Démontre sa capacité à travailler efficacement dans des contextes culturels différents.

·       Capacité d'adaptation : Souplesse en réponse à l'évolution des besoins de la mission et capacité à travailler sous pression.

·       Résolution de problèmes : Identifie et traite les problèmes de manière proactive.

·       Esprit d'équipe : Travaille en collaboration avec les RH et les autres départements pour assurer le bon déroulement des opérations.

Expériences professionnelles requises

·       Au moins deux ans dans des fonctions de soutien administratif, de préférence au sein d'une organisation humanitaire, à but non lucratif ou internationale.

Connaissance Linguistique

·       Maîtrise du français à l'oral et à l'écrit, excellent niveau d'anglais professionnel à l'oral et à l'écrit.

Connaissance informatique

·       Suite Office (principalement MSF Word, Excel et Powerpoint)

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MSF offre des opportunités de recrutement et de développement équitables sans aucune forme de discrimination basée sur le sexe, la religion, l’orientation sexuelle, l’origine géographique ou ethnique, handicap physique ou aucun autre facteur de discrimination.

Les femmes répondant aux critères sont vivement encouragées à candidater.

N.B. : Cette description de poste fournit un cadre pour les principales responsabilités et les principales activités du poste. Elle n'est pas exhaustive. Par conséquent, les responsabilités et les activités du poste peuvent différer de celles décrites dans cette description de poste en raison des besoins organisationnels et opérationnels.

Date Limite : 31 Décembre 2024 à 18:00 GMT

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.