COORDINATEUR(TRICE) DE LA GOUVERNANCE ET DU SUPPORT AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Médecins Sans Frontières, founded in 1971, is an international medical humanitarian organization that provides emergency medical assistance to people affected by conflict, epidemics, disasters or exclusion from health care. Our teams are made up of tens of thousands of medical professionals, logistics, administrative and various other professions, all guided by our medical ethics and our principles of impartiality, independence and neutrality.

MSF WaCA, created in 2019, is the first MSF headquarters in Africa, and responds to the desire to reinvent the MSF movement after 50 years of humanitarian actions in the world, for more access to care, more reactivity and proactivity for greater medical coverage of affected populations in the world.

You are preparing to become a member of the MSF family, with over 50 years of emergency medical action that earned the Nobel Peace Prize in 1999.

We are an inclusive organization that considers social and professional well-being a right for all and provides an environment that takes into account the diversity of each member.

MSF WaCA claims an African anchorage that considers the local expertise with which it contributes in the implementation of its activities and makes each member, a key actor of the new dynamics of the humanitarian action in the world.

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Département : Governance

Supérieur hiérarchique : Président du conseil d’administration

Supérieur Fonctionnel : Président du conseil d’administration

Travail %: 100%

Mobilité : Toutes les zones d’intervention MSF - WaCA

Contrat : CDD (6mois)

Début de contrat :1^er Août 2024

Objectifs

Ce poste fournit un soutien direct au président du conseil d'administration et au conseil dans son ensemble, au directeur exécutif uniquement pour les questions de liaison avec le conseil d'administration et assure la coordination avec l'assistant du directeur exécutif. Le rôle principal est d'assurer le bon fonctionnement général du conseil d'administration de MSF WaCA et la supervision de la gouvernance. Le rôle est essentiel pour permettre une préparation et un déroulement harmonieux et efficace des réunions du conseil d'administration, en veillant à ce que MSF WaCA respecte les lois, les réglementations, les contrats, les décisions du conseil d'administration et les politiques internes propres à une organisation caritative enregistrée et à une société à responsabilité limitée.

Responsabilités principales

Politique de gouvernance et soutien aux administrateurs

• Maintenir et assurer une révision régulière des instruments de gouvernance de MSF WaCA (par exemple, les statuts, les mandats des membres du conseil, les politiques, la répartition des rôles et des tâches des membres du conseil (comités, groupes de travail et responsabilités ad hoc), les statuts, le règlement intérieur, etc.)

• Coordonner le recrutement des membres du conseil d'administration et la planification de la relève, notamment en facilitant l'intégration des nouveaux membres du conseil d'administration et en procédant à des audits de compétences.

• Faciliter l'utilisation des compétences et des intérêts de tous les membres du conseil d'administration, en tenant le conseil au courant des possibilités de formation et en organisant des formations sur demande.

• Mettre en œuvre la politique de conflit d'intérêts du conseil d'administration de la WaCA.
• Se tenir au courant des développements au sein du conseil de MSF WaCA, de ses sous-comités, du partenariat WaCA et des protocoles d'accord,avec d’autres associations MSF et MSF International.

• Se tenir au courant des meilleures pratiques en matière d'associations caritatives d'Afrique de l'Ouest et du Centre et des exigences en matière de gouvernance, ainsi que des exigences en matière de gouvernance et des meilleures pratiques de MSF.

• Être le point focal pour tous les administrateurs de WaCA.

• Travailler avec le directeur exécutif pour s'assurer que le personnel et les membres de MSF WaCA comprennent le rôle du conseil d'administration, et gérer les demandes et le partage d'informations entre le conseil d'administration et l'exécutif.

• Il s'assure que les membres du personnel et les membres de MSF WaCA comprennent le rôle du conseil d'administration et gère les demandes et le partage d'informations entre le conseil d'administration et l'exécutif.

• Organiser des évaluations régulières (annuelles) du conseil d'administration (auto ou externe) et travailler avec le président du conseil d'administration pour suivre les progrès sur les points d'apprentissage.

Respect des règles, de la réglementation et des politiques internes

•Tenir à jour tous les dossiers du conseil d'administration, y compris les mandats, les procès-verbaux des réunions et les pouvoirs délégués en utilisant les outils appropriés (par exemple, SharePoint).

•Conservation des registres, des procès-verbaux et des dossiers - rassembler et mettre à disposition les informations pertinentes de manière systématique et durable afin de soutenir la santé de la mémoire institutionnelle.

•Dépositaire de tous les documents de gouvernance, y compris les statuts de l'association, les statuts de MSF International et tout règlement intérieur.

•En collaboration avec le chef du bureau exécutif et le secrétaire général, veiller au respect des règles et réglementations externes :

• La tenue des registres de la société et de tout autre document pertinent, en veillant à ce qu'ils soient disponibles pour inspection en cas de besoin
• Tenue d'une liste des membres habilités à recevoir les convocations aux réunions et autres documents.

• Coordonner la responsabilité et l'engagement des administrateurs lors des assemblées générales annuelles avec le coordinateur de l'association / l'équipe d'engagement public, y compris aider au bon déroulement de l'assemblée générale annuelle (y compris les réunions associatives).
• Assurer, avec le coordinateur de l'association / l'équipe d'engagement public, la représentation et la responsabilité de MSF WaCA dans les projets de partenariat de MSF OC et du conseil associatif international.

Assurer le bon fonctionnement du conseil d'administration et des comités

• Construire et maintenir le calendrier annuel et le plan annuel du conseil d'administration.
• Soutenir la préparation et le déroulement des réunions du conseil d'administration et des sous-comités de WaCA (en collaboration avec le président du conseil d'administration et les responsables des comités, le cas échéant).

• émettre les convocations aux réunions
• soutenir le président et le directeur exécutif, ou, le cas échéant, le président du comité, le chef du bureau exécutif et le secrétaire général, dans la préparation et la coordination des ordres du jour, en veillant à ce que les sujets internationaux, opérationnels, associatifs et exécutifs soient inclus et alignés afin de permettre une prise de décision bien informée et opportune.
• Travailler avec l'assistante exécutive pour veiller à ce que les ordres du jour du conseil d'administration et de la direction soient alignés et que les registres de décisions soient à jour et facilement accessibles
• Rassembler, contrôler la qualité et partager les informations avant les réunions (y compris tenir les administrateurs informés entre les réunions) et contrôler les systèmes de collecte et de partage des informations
• Assurer la logistique et le bon déroulement des réunions du conseil d'administration et des comités (en veillant à ce qu'elles soient accessibles à tous)
• Rédiger les procès-verbaux de toutes les réunions du conseil d'administration et des comités, suivre les listes d'actions et gérer le processus d'approbation.
• Gérer la logistique des réunions (en veillant à ce qu'elles soient accessibles à tous) et organiser un soutien supplémentaire si nécessaire.

• Faciliter l'approbation du conseil en dehors des réunions du conseil, comme convenu par le président.
• Soutenir le président dans la réalisation d'un discours sain au sein du conseil entre tous les administrateurs, l'exécutif et d'autres parties du mouvement MSF.
• En étroite collaboration avec le directeur de l'association et le trésorier du conseil d'administration, établir, maintenir et contrôler le budget de l'association.

Soutien au président du conseil d'administration de la WaCA

• De temps en temps, aider à la préparation de présentations, de discours, de dossiers et d'autres documents internes et externes.

• Soutenir le président du conseil d'administration de MSF WaCA dans ses tâches administratives, le cas échéant. Par exemple, la correspondance, les dépenses, les besoins de voyage et les briefings.

• Garder en sécurité et organiser toute la correspondance, les autres documents pertinents et tous les dossiers sensibles ou confidentiels.

• Toute autre tâche qui pourrait lui être confiée de temps à autre.

Formation

Minimum Licence en gestion, relations internationales, sciences politiques, communication organisationnelle ou tout autre domaine pertinent.

Compétences

• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion de projets.
• Connaissance approfondie des outils et des ressources qui améliorent l'efficacité de la gouvernance et permettent une gestion efficace des réunions.
• Capacité à travailler de manière indépendante et à prendre des initiatives.
• Solides compétences interpersonnelles, avec une capacité à écouter, à interagir efficacement avec des personnes à tous les niveaux de l'organisation et à développer des relations tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l’association.
• Faire preuve de discrétion et de confidentialité.

Expériences professionnelles requises

Un minimum de 3 ans d'expérience dans un poste de soutien administratif/associatif de haut niveau ; une expérience de travail avec un conseil d'administration sera appréciée.

Une expérience de la coordination de réunions, de rédaction de rapports et le suivi des politiques et procédures est requise.

Des équivalences d'expérience peuvent être prises en considération.

Connaissance Linguistique

• Niveau professionnel en Français et Anglais

Connaissance informatique

• Suite Office (principalement MS Word, Excel et Powerpoint) ; sharepoint

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MSF offre des opportunités de recrutement et de développement équitables sans aucune forme de discrimination basée sur le sexe, la religion, l’orientation sexuelle, l’origine géographique ou ethnique, handicap physique ou aucun autre facteur de discrimination.

Les femmes répondant aux critères sont vivement encouragées à candidater.

N.B. : Cette description de poste fournit un cadre pour les principales responsabilités et les principales activités du poste. Elle n'est pas exhaustive. Par conséquent, les responsabilités et les activités du poste peuvent différer de celles décrites dans cette description de poste en raison des besoins organisationnels et opérationnels.

Date Limite : Vendredi 19 Juillet à 18:00 GMT

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

L'organisation se réserve le droit de démarrer le processus de recrutement dès réception des candidatures appropriées, et ce, avant la date limite des dépôts de candidatures.