EXECUTIVE SUPPORT OFFICER

Médecins Sans Frontières fondée en 1971, est une organisation internationale médicale humanitaire qui apporte une assistance médicale d’urgence aux personnes affectées par les conflits, les épidémies, les catastrophes ou l'exclusion des soins de santé. Nos équipes sont composées de dizaines de milliers de professionnels de la santé, de personnels logistiques, administratifs et de divers autres métiers, tous guidés par notre éthique médicale et nos principes d'impartialité, d'indépendance et de neutralité.

MSF WaCA, crée en 2019, est le 1er siège MSF en Afrique et répond à la volonté de réinventer le mouvement MSF après 50 ans d’actions humanitaires dans le monde, pour plus d’accès aux soins, plus de réactivité et de proactivité pour une plus grande couverture médicale des populations affectées dans le monde.

Pourquoi nous Rejoindre ?

Vous vous préparez à devenir membre de la grande famille MSF, forte de plus de 50 années d’actions médicales d’urgence qui lui a valu le prix Nobel de la paix en 1999.

Nous sommes une organisation inclusive qui considère que le bien-être social et professionnel est un droit pour tous, et qui offre un environnement qui tient compte de la diversité de chacun de ses membres.
MSF WaCA revendique un ancrage africain qui considère l’expertise locale avec qui elle contribue dans la mise en œuvre de ses activités et fait de chaque membre, un acteur clé́ de la nouvelle dynamique de l’action humanitaire dans le monde.

Nous Recherchons : EXECUTIVE SUPPORT OFFICER

Département : Direction, Général

Supérieur hiérarchique : Directeur Général

Supérieur Fonctionnel : Directeur Général

Travail %: 100%

Poste Basé à:  Abidjan, Siège

Mobilité : Toutes les zones d’intervention MSF - WaCA

Contrat : CDD de droit Ivoirien ; Renouvelable 

Début de contrat : Le plus tôt possible.

Objectifs

L'Executive Support Officer auprès du Directeur Général (DG) et de l'équipe de direction (Codir) joue un rôle central dans le leadership de MSF WaCA. Ce poste assure le fonctionnement efficace de la gouvernance exécutive en fournissant un soutien stratégique, organisationnel et de communication de haut niveau au DG et au comité de direction.

Plus qu'un rôle administratif, c'est un partenaire stratégique qui coordonne les priorités de la direction, gère les informations sensibles et complexes, facilite les processus décisionnels institutionnels et favorise la cohérence et la responsabilité internes.

Le titulaire du poste veille à ce que le DG et le Codir disposent d'informations opportunes, de supports documentaires bien préparés et de mécanismes de coordination efficaces, tout en permettant une communication transparente au sein de MSF WaCA et avec les principales parties prenantes externes. En soutenant le flux d'informations, en suivant les initiatives stratégiques et en consolidant les actions de leadership, ce rôle contribue directement à l'impact opérationnel et stratégique de MSF WaCA.

Responsabilités principales

1.        Support stratégique et alignement institutionnel

Soutenir le directeur général et le SMT dans le suivi de l'alignement entre les stratégies institutionnelles et les priorités opérationnelles.

Recueillir, analyser et synthétiser des données, des recherches et de la documentation afin d'éclairer la prise de décision de la direction.

Fournir des briefings, des points de discussion et des résumés stratégiques pour des engagements internes et externes.

Coordonner ou soutenir des initiatives stratégiques ou des projets transversaux sélectionnés, en veillant à ce qu'ils soient menés à bien dans les délais impartis et à ce que les progrès soient suivis.

2.        Coordination exécutive et soutien au leadership

Gérer et hiérarchiser l'agenda du directeur général, en veillant à la cohérence avec les priorités stratégiques et en fournissant un soutien de haut niveau en matière de programmation.

Soutenir la coordination de l'équipe de direction : préparer les ordres du jour, documenter les réunions (procès-verbaux et points d'action) et contrôler le suivi des engagements.

Diriger la préparation, la documentation et le suivi des événements institutionnels impliquant la DG et l'équipe de direction, y compris les retraites stratégiques et les examens annuels.

Coordonner la préparation et la présentation de rapports consolidés, de tableaux de bord et de mises à jour exécutives de l'équipe de direction et des départements à la DG et aux organes de gouvernance.

Assurer le contrôle de la qualité des documents et des présentations partagés au niveau de l'équipe de direction ou du conseil d'administration.

3.        Gestion de l'information et des connaissances organisationnelles

Gérer la mémoire institutionnelle de l'équipe de direction et du bureau exécutif en organisant et en maintenant un référentiel de documents sécurisé et structuré (par exemple SharePoint).

Assurer la disponibilité, la confidentialité et l'intégrité des documents et données sensibles liés aux fonctions exécutives.

Promouvoir la capitalisation et le partage des connaissances transversales entre les membres de l'équipe de direction et les départements.

4.        Communication et engagement

Servir de relais de communication entre la DG/SMT et les parties prenantes internes (personnel au siège et sur le terrain), en assurant un flux d'informations clair, opportun et transparent.

Rédiger des documents de communication interne tels que des mises à jour pour le personnel, des messages de la DG ou des communiqués de l'EMT.

Faciliter le flux d'informations entre la direction de MSF WaCA et les parties prenantes externes, y compris le conseil d'administration, les membres associés et les plateformes du mouvement MSF (par exemple, ExCom, RIOD, IDRH).

Soutenir la visibilité et l'influence de la DG et de MSF WaCA sur les plateformes internationales de MSF en préparant et en coordonnant les contributions.

5.        Facilitation des réunions et des événements

Organiser et faciliter toutes les réunions du SMT (CoDir), y compris la programmation, la préparation des ordres du jour, la collecte des documents et l'enregistrement des décisions et des suivis.

Coordonner les réunions mensuelles de l'ensemble du personnel : planification, établissement de l'ordre du jour, présentations, facilitation et suivi des réactions du personnel et des points d'action.

Organiser des réunions institutionnelles entre la DG/SMT et des visiteurs externes, des partenaires ou des homologues du mouvement.

Soutenir la logistique et le contenu des principaux événements organisationnels impliquant la DG, l'EMT.

6.        Autres responsabilités

Contribuer à l'amélioration continue des processus de soutien au leadership et à la gouvernance.

Superviser ou coordonner le personnel de soutien (le cas échéant).

S'acquitter de toute tâche supplémentaire en rapport avec le rôle, telle qu'assignée par le directeur général.

Contribuer à l'amélioration continue des processus et des méthodes de travail au niveau de la direction.

Effectuer d'autres tâches à la demande du directeur général ou de l'équipe de direction afin d'assurer la continuité et l'excellence des opérations.

Formation

•          Licence ou master en relations internationales, administration publique, commerce, sciences politiques ou dans un domaine connexe.

Compétences

•          Initiative et capacité à anticiper les besoins et les risques.

•          Diplomatie et sens des relations humaines.

•          Esprit collaboratif et capacité à instaurer la confiance à tous les niveaux de l'organisation.

•          Adaptabilité, résilience et intelligence émotionnelle.

•          Solides compétences en matière d'organisation, de planification et de hiérarchisation des priorités.

•          Grande discrétion, intégrité et professionnalisme.

•          Solides compétences en matière d'analyse et de synthèse, y compris la rédaction de rapports et la préparation de tableaux de bord.

•          Capacité à travailler dans un environnement dynamique, multiculturel et politiquement sensible.

Expériences professionnelles requises

•          Au moins cinq ans d'expérience dans des fonctions de soutien exécutif, de coordination ou de gestion de projet, de préférence au sein d'ONG internationales ou d'organisations complexes.

•          Une expérience préalable du travail avec des cadres supérieurs et de la gestion de questions sensibles/confidentielles est essentielle.

Connaissance Linguistique

·       Niveau professionnel en Français et Anglais

Connaissance informatique

·       Suite Office (principalement MSF Word, Excel et Powerpoint)

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MSF offre des opportunités de recrutement et de développement équitables sans aucune forme de discrimination basée sur le sexe, la religion, l’orientation sexuelle, l’origine géographique ou ethnique, handicap physique ou aucun autre facteur de discrimination.

Les femmes répondant aux critères sont vivement encouragées à candidater.

N.B. : Cette description de poste fournit un cadre pour les principales responsabilités et les principales activités du poste. Elle n'est pas exhaustive. Par conséquent, les responsabilités et les activités du poste peuvent différer de celles décrites dans cette description de poste en raison des besoins organisationnels et opérationnels.

Date Limite : 13 Août 2025 à 18:00 GMT

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.