GESTIONNAIRE DES VOYAGES ET DES LOCAUX

Médecins Sans Frontières fondée en 1971, est une organisation internationale médicale humanitaire qui apporte une assistance médicale d’urgence aux personnes affectées par les conflits, les épidémies, les catastrophes ou l'exclusion des soins de santé. Nos équipes sont composées de dizaines de milliers de professionnels de la santé, de personnels logistiques, administratifs et de divers autres métiers, tous guidés par notre éthique médicale et nos principes d'impartialité, d'indépendance et de neutralité.

MSF WaCA, crée en 2019, est le 1er siège MSF en Afrique et répond à la volonté de réinventer le mouvement MSF après 50 ans d’actions humanitaires dans le monde, pour plus d’accès aux soins, plus de réactivité et de proactivité pour une plus grande couverture médicale des populations affectées dans le monde.

Pourquoi nous Rejoindre ?

Vous vous préparez à devenir membre de la grande famille MSF, forte de plus de 50 années d’actions médicales d’urgence qui lui a valu le prix Nobel de la paix en 1999.

Nous sommes une organisation inclusive qui considère que le bien-être social et professionnel est un droit pour tous, et qui offre un environnement qui tient compte de la diversité de chacun de ses membres.
MSF WaCA revendique un ancrage africain qui considère l’expertise locale avec qui elle contribue dans la mise en œuvre de ses activités et fait de chaque membre, un acteur clé́ de la nouvelle dynamique de l’action humanitaire dans le monde.

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Département : Ressources Humaines

Supérieur hiérarchique : Responsable de l’Administration

Supérieur Fonctionnel : Responsable de l’Administration

Travail %: 100%

Poste Basé à:  Abidjan, Siège

Mobilité : Toutes les zones d’intervention MSF - WaCA

Contrat : CDD de droit Ivoirien ; Renouvelable

Début de contrat : Le plus tôt possible.

 Objectifs

Le/La gestionnaire des voyages et des locaux est responsable de la coordination des déplacements du personnel du terrain et du siège, ainsi que de la gestion des services généraux du bureau. 

Il/Elle est également l'interlocuteur(trice) principal(e) entre le staff mobile International (IMS), les cellules opérationnelles (HR OPs), le terrain, l’unité de la santé du staff (SHU), les RH sur les terrains en charge du transit les responsables de recrutement et les gestionnaires de pool.

Responsabilités principales

1.        Gestion des voyages

·       Élaboration des règles et politiques de voyage

o   Définir et mettre en œuvre les règles internes de voyage en lien avec la direction des RH.

o   Mettre en place des dispositifs garantissant la sécurité et la couverture des risques pour les voyageurs (assurances, assistance, formation aux risques pays, traçabilité des voyageurs).

·       Achats et négociation de prestations de voyages

o   Analyser régulièrement le marché des prestations et les outils de gestion des voyages afin de proposer les solutions adaptées.

o   Contrôler l’application des accords avec les prestataires et suivre l’évolution des conditions commerciales.

o   Mettre en place la politique de suivi et d’évaluation des différents prestataires : réunions de pilotage, audits, contrôles ponctuels, enquêtes de satisfaction...

·       Mise à disposition de solutions support à la gestion des voyages

o   Travailler en étroite collaboration avec l’unité des Systèmes d’Information pour identifier les outils et solutions les plus adaptés à la gestion des voyages.

o   Intervenir auprès des utilisateurs pour faciliter et faire évoluer l’utilisation des solutions déployées. (Intranet, emailing, affichage),

o   Communiquer sur les informations pratiques (référencements, nouveaux horaires, agence de voyage, évolutions des outils de gestion, etc.…).

·       Gestion des déplacements du Personnel Mobile International (IMS)

Pour les débuts et les fins de mission :

o   Vérifier la faisabilité du déplacement en tenant compte des délais nécessaires pour l’obtention des visas et validation médicale, selon le pays de destination, la nationalité et la résidence de l’employé (pour les débuts de mission) 

o   Répondre à l’ensemble des préoccupations en lien avec la préparation du voyage ; facilite les interactions entre les personnes en déplacement et les autres parties prenantes (RH Cellules, Admin RH, SHU, etc.).

·       Gestion des déplacements du personnel rattaché au siège de MSF

o   Vérifier la faisabilité des déplacements en tenant compte des délais nécessaires pour l’obtention des visas selon le pays de destination et la nationalité de l’employé ;

o   Réserver les voyages (vols, train, bus, hôtels, lounges etc) en tenant compte du Memo voyages et en veillant au meilleur compromis prix / durée de voyage et nombre de transits / impact environnemental / confort.

o   Analyser les risques associés aux différents déplacements ; Alerte les personnes concernées, Identifie et propose des solutions alternatives.

2.        Gestion des Services Généraux

o   Définir et mettre en œuvre les orientations en matière de gestion des services généraux.

o   Assurer la répartition des logements (Hôtels ou GH selon disponibilités et durée de séjour) en collaboration avec l’équipe Facilities Management.

o   Apporter du support à l’organisation pratique et administrative des réunions et séminaires importants liés à la vie du siège (y compris l’organisation de l’assemblée générale).

3.        Activités transverses :

o   Vérifier les dépenses sous sa responsabilité (vols, visas, hôtels)

o   Gérer les avances allouées aux déplacements conformément aux procédures comptables

o   Assurer la disponibilité de la trésorerie suffisante et fournit un journal de caisse journalier.

o   Contribuer au développement des outils de gestion et de pilotage utilisés par le service Travel.

o   Veiller au respect de la règlementation sur la protection des données.

Suivis et reporting

o   Maintenir un suivi adéquat des coûts liés à l’activité

o   Elaborer des rapports réguliers sur l’état des dépenses du service.

Formation

·       BTS en gestion hôtelière, gestion des affaires, gestion administrative de bureau ou équivalent.

Expériences professionnelles requises

·       Trois ans d'expérience de travail en gestion hôtelière, gestion des affaires, gestion administrative de bureau dans une structure de type siège.

·       Une expérience précédente avec MSF ou autres ONG est souhaitable

Compétences

·       Compétence en gestion de voyages et billetterie ;

·       Excellentes compétences en gestion du temps, en organisation et en priorisation ;

·       Souci du détail et compétences efficaces en résolution de problèmes ;

·       Gestion du stress ;

·       Une bonne Capacite managériale.

Connaissance Linguistique

·       Niveau professionnel en Français et Anglais

Connaissance informatique

·       Suite Office (principalement MSF Word, Excel et Powerpoint)

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MSF offre des opportunités de recrutement et de développement équitables sans aucune forme de discrimination basée sur le sexe, la religion, l’orientation sexuelle, l’origine géographique ou ethnique, handicap physique ou aucun autre facteur de discrimination.

Les femmes répondant aux critères sont vivement encouragées à candidater.

N.B. : Cette description de poste fournit un cadre pour les principales responsabilités et les principales activités du poste. Elle n'est pas exhaustive. Par conséquent, les responsabilités et les activités du poste peuvent différer de celles décrites dans cette description de poste en raison des besoins organisationnels et opérationnels.

En raison de l'urgence de ce poste, les candidatures seront régulièrement présélectionnées et il se peut que nous proposions le poste avant la date de clôture.

Date Limite : 07 avril 2025 à 18 :00 GMT

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.