SUPPLY CHAIN REFERENT BACK OFFICE

Médecins Sans Frontières fondée en 1971, est une organisation internationale médicale humanitaire qui apporte une assistance médicale d’urgence aux personnes affectées par les conflits, les épidémies, les catastrophes ou l'exclusion des soins de santé. Nos équipes sont composées de dizaines de milliers de professionnels de la santé, de personnels logistiques, administratifs et de divers autres métiers, tous guidés par notre éthique médicale et nos principes d'impartialité, d'indépendance et de neutralité.

MSF WaCA, crée en 2019, est le 1er siège MSF en Afrique et répond à la volonté de réinventer le mouvement MSF après 50 ans d’actions humanitaires dans le monde, pour plus d’accès aux soins, plus de réactivité et de proactivité pour une plus grande couverture médicale des populations affectées dans le monde.

Pourquoi nous rejoindre ?

Vous vous préparez à devenir membre de la grande famille MSF, forte de plus de 50 années d’actions médicales d’urgence qui lui a valu le prix Nobel de la paix en 1999.

Nous sommes une organisation inclusive qui considère que le bien-être social et professionnel est un droit pour tous, et qui offre un environnement qui tient compte de la diversité de chacun de ses membres.
MSF WaCA revendique un ancrage africain qui considère l’expertise locale avec qui elle contribue dans la mise en œuvre de ses activités et fait de chaque membre, un acteur clé́ de la nouvelle dynamique de l’action humanitaire dans le monde.

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Département: Supply Chain

Supérieur hiérarchique : Responsable Chaîne d’approvisionnement

Lien fonctionnel : Responsable Chaîne d’approvisionnement

Temps de travail %: 100%

Poste basé à : Abidjan, Siège

Mobilité : Toutes les zones d’intervention MSF - WaCA

Contrat : CDD de droit Ivoirien ; Renouvelable

Début de contrat : Le plus tôt possible.

Mission

Le/la Référent supply chain back office a pour mission de soutenir les opérations sur le terrain en veillant à une gestion efficace et efficiente de la chaîne d'approvisionnement. Il/Elle fait référence aux fonctions administratives et de soutien qui facilitent le bon fonctionnement de la chaîne d'approvisionnement.

Il/Elle est également responsable des systèmes d'information d'approvisionnement pour les missions de MSF WaCA, en accord avec les objectifs de l'unité de la chaîne d'approvisionnement.

Cela comprend le développement et l'amélioration des outils et des rapports, le travail sur les politiques et les procédures opérationnelles standard, ainsi que le soutien au déploiement et à la mise en œuvre. À cette fin, il/elle collabore avec des tiers (plateformes d'approvisionnement, groupes de travail, ESC, ...) pour assurer la cohérence et l'intégration des autres systèmes.

Ce poste nécessite un niveau important de collaboration avec d'autres départements et d'autres centres opérationnels afin d'harmoniser les services de soutien et de mutualiser les ressources.

Objectifs

L'objectif du Référent Supply Chain back office est de soutenir les opérations sur le terrain en assurant une gestion efficace et coordonnée de la chaîne d'approvisionnement. Le/la Référent Supply Chain back office est responsable de la coordination des fonctions administratives et de support qui facilitent le bon fonctionnement de la chaîne d'approvisionnement.

Responsabilités principals

·       Analyse, simplification et partage des processus internes actuels à l'échelle macro et micro, ainsi que des procédures opérationnelles standard, en vue de les adapter aux opérations sur le terrain.

·       Travailler sur un guide d'approvisionnement pour MSF WaCA et suivre la standardisation au niveau des missions et du siège.

·       Examiner les outils existants de la chaîne d'approvisionnement au sein du mouvement, ainsi que les manuels d'utilisation associés, et faire des propositions d'ajustements si nécessaire pour une meilleure agilité.

·       Collaborer avec les équipes sur le terrain et le siège pour élaborer des stratégies et des plans de chaîne d'approvisionnement qui sont alignés sur les objectifs globaux de l'organisation. Cela comprend l'analyse des besoins de la chaîne d'approvisionnement et l'établissement d'objectifs de performance.

·       Fournir un soutien technique et des conseils aux équipes sur le terrain concernant les processus, les procédures et les meilleures pratiques en matière de gestion de la chaîne d'approvisionnement. Assurer une coordination fluide entre le siège et les bureaux sur le terrain afin de relever les défis liés à la chaîne d'approvisionnement, résoudre les problèmes et garantir la production de rapports précis et en temps opportun.

·       Évaluer et optimiser en permanence la chaîne d'approvisionnement afin d'améliorer l'efficacité, de réduire les coûts et d'améliorer la prestation des services. Cela comprend l'analyse des données relatives aux performances de la chaîne d'approvisionnement, l'identification des goulots d'étranglement ou des inefficacités, et la mise en œuvre de mesures appropriées telles que l'amélioration des processus, l'automatisation ou des solutions technologiques.

·       Établir des systèmes de suivi et réaliser des évaluations régulières de la performance pour suivre les indicateurs clés de la chaîne d'approvisionnement, tels que les délais de livraison, les niveaux de stock et la précision de la distribution. Compiler et analyser les données pour générer des rapports et des tableaux de bord pour la direction, mettant en évidence les domaines de préoccupation ou d'amélioration.

·       Dispenser des programmes de formation (en collaboration avec d'autres bureaux de MSF si nécessaire) pour renforcer les capacités et les connaissances de la chaîne d'approvisionnement du personnel sur le terrain. Cela peut impliquer l'organisation d'ateliers, l'élaboration de supports de formation et la réalisation de visites sur le terrain pour fournir un soutien pratique et des conseils.

·       Agir en tant que point focal pour toutes les formations liées à la chaîne d'approvisionnement, y compris les formations inter-départementales intégrant des composantes Supply Chain. Cela inclut la supervision, la coordination, ainsi que la contribution à la conception et à la mise en œuvre de ces formations lorsque nécessaire.

·       Représenter WaCA au sein de la plateforme intersectionnelle Learning Supply and Development (LSD) afin de garantir l’alignement et la collaboration autour des initiatives de formation en Supply Chain.

·       Piloter la stratégie générale pour les différents systèmes d'information d'approvisionnement, ainsi que pour les données et les rapports au sein de la chaîne d'approvisionnement WaCA. Cela comprend les flux d'informations dans les entités qui ne relèvent pas du périmètre de gestion de WaCA.

·       Assurer le rôle de référent fonctionnel pour les outils digitaux de la chaîne d'approvisionnement ainsi que pour l’ensemble des projets et processus de digitalisation associés. Définir les plans de déploiement, évaluer les besoins, accompagner la mise en œuvre et former les utilisateurs. Élaborer et suivre un plan de mitigation des risques afin de garantir l’adoption et la pérennité des solutions digitales.

·       Piloter la cartographie des processus de la chaîne d'approvisionnement et impulser une démarche d'amélioration continue en identifiant les écarts, redondances ou points de blocage et en proposant des solutions concrètes. Veiller à la mise à jour régulière des workflows validés et à leur diffusion auprès des parties prenantes concernées.

·       Piloter le projet de conformité de la chaîne d'approvisionnement en assurant la revue et l’analyse des dossiers concernés, tant au niveau des missions qu’au siège. Contribuer à l’élaboration des rapports, proposer des actions correctrices et assurer leur mise en œuvre et leur suivi efficace.

·       Coordonner avec les départements Finances et Systèmes d'information pour assurer une cohérence avec la conception et le soutien du système d'information d'approvisionnement ERP sélectionné.

·       MSF PORTAL et MSF EXTRANET : Participer à la plateforme intersectorielle sur l'interopérabilité des centres d'approvisionnement européens et être le point focal pour toute demande liée à ces outils.

·       Collaborer avec des partenaires externes tels que les agences des Nations Unies, les ONG et les entités gouvernementales pour favoriser des partenariats et tirer parti des ressources afin d'améliorer la performance de la chaîne d'approvisionnement. Participer à des réunions de coordination inter-agences et à des groupes de travail pour partager des informations, des leçons apprises et des meilleures pratiques.

·       Contribuer aux activités de préparation aux situations d'urgence en travaillant sur l'élaboration de plans de contingence pour la partie de la chaîne d'approvisionnement.

·       Peut être déployé sur le terrain

·       Dans le cadre du projet d'autonomisation et de transition de MSF WaCA :

·       Accompagner le transfert progressif des responsabilités liées à la chaîne d'approvisionnement.

·       Documenter les différentes étapes de la transition et faciliter la coordination avec les autres départements pour assurer un alignement global.

·       Proposer et suivre des indicateurs permettant de mesurer l'avancement du processus de transition.

·       Participer, en collaboration avec l’équipe projet, à l’analyse des risques liés à la Supply Chain et proposer des mesures d’atténuation adaptées.

·       Assurer le suivi de la mise en œuvre des actions et tâches spécifiques à la Supply Chain définies dans le cadre du projet.

·       Participer activement aux réunions hebdomadaires et aux comités de suivi du projet de transition.

·       Assurer la collecte, la mise à disposition et le suivi des documents Supply Chain nécessaires au bon déroulement du projet.

·       Veiller à l’utilisation effective de l’outil de gestion de projet (Jira) et à la mise à jour régulière des informations relatives à l’état d’avancement des activités.

Education

·       Diplôme universitaire de préférence en commerce / économie / informatique / gestion / gestion de la chaîne d'approvisionnement

Expérience professionnelle

·       Au moins deux ans d'expérience professionnelle confirmée dans le domaine de la gestion de la chaîne d'approvisionnement.

·       +1 an d'expérience sur le terrain dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement ou à un poste au siège est un atout.

Compétences

·       Autonomie, rigueur professionnelle et capacité à gérer son stress

·       Expérience avérée en gestion des systèmes d'information d'approvisionnement

·       Solides compétences en organisation et capacité à gérer une charge de travail importante

·       Engagement pour les actions associatives et humanitaires

·       Compréhension des principes et pratiques de la chaîne d'approvisionnement dans les contextes humanitaires

·       Être à jour des dernières tendances et innovations en matière de gestion de la chaîne d'approvisionnement pour assurer une amélioration continue et une adaptabilité

·       Capacités de communication et de coordination efficaces

·       Proactivité et résolution de problèmes

·       Solides compétences analytiques

Aptitudes

·       Créativité

·       Capacité à penser en dehors des sentiers battus

·       Gentillesse et écoute active

·       Orienté vers la transversalité

·       Capacité d'innovation

·       Esprit d'équipe

Langues

·       Niveau professionnel en Français et Anglais (Connaissance experte)

Connaissance informatique

·       Maîtrise et excellente connaissance de l'informatique et de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, ...).

·       La connaissance des systèmes d'information de MSF Supply (UNIFIELD et Dynamics) est considérée comme un atout.

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MSF offre des opportunités de recrutement et de développement équitables sans aucune forme de discrimination basée sur le sexe, la religion, l’orientation sexuelle, l’origine géographique ou ethnique, handicap physique ou aucun autre facteur de discrimination.

Les femmes répondant aux critères sont vivement encouragées à candidater.

N.B. : Cette description de poste fournit un cadre pour les principales responsabilités et les principales activités du poste. Elle n'est pas exhaustive. Par conséquent, les responsabilités et les activités du poste peuvent différer de celles décrites dans cette description de poste en raison des besoins organisationnels et opérationnels.

Date Limite : 02 Septembre 2025 à 18:00 GMT

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

En raison de l'urgence de ce poste, les candidatures seront régulièrement présélectionnées et il se peut que nous proposions le poste avant la date de clôture.